Wybór sali weselnej w 7 krokach

Opowieści mówiące o konieczności wynajęcia sali weselnej 2-3 lata naprzód to nie bajki, które mają na celu nastraszyć przyszłych nowożeńców, ani chwyt marketingowy restauratorów, którzy chcą wzbudzić zainteresowanie. Jeśli sala jest ładna i przestronna, serwowane menu smakuje gościom, a obsługa jest miła i dobrze wykonuje swoje obowiązki, prawdopodobieństwo, że uda się Wam wynająć lokal na kilka miesięcy przed planowaną uroczystością, jest znikome. Dlatego trzeba dokładnie przemyśleć wszystkie kwestie związane z wyborem lokalu na ślub. Na co konkretnie zwrócić uwagę? Co całkowicie skreśla dany lokal, a na co można przymknąć oko? Podpowiadamy!

Po pierwsze: określ wielkość sali

Wielkość sali to kluczowa kwestia, którą należy określić już na samym początku. Wiadomo, jedni robią wesele na 150 osób, inni na 80, a jeszcze inni urządzają skromne przyjęcia na 30 osób. Nie ma reguły – wszystko zależy od tego, ile gości zaprosimy, jakie są nasze możliwości finansowe oraz upodobania.

Ustalając wielkość sali, trzeba pamiętać o kilku istotnych kwestiach, o których wiele Młodych Par zapomina. W liczbę gości, którzy mają pomieścić się na sali, należy również wliczyć obsługę (kucharzy, kelnerów), zespół muzyczny, kamerzystę, fotografa oraz kierowców.

Rzadko zdarza się, żeby wielkość sali była w 100% dopasowana do liczby gości. Dlatego lepiej jest wynająć nieco mniejszy lokal. Brzmi paradoksalnie? Oczywiście, deptanie sobie po piętach podczas tańca nie jest wskazane, jednak mniejsza sala lepiej wygląda na zdjęciach, sprawia wrażenie przytulniejszej, a co najważniejsze – jest wypełniona ludźmi, dzięki czemu goście lepiej i chętnej się bawią.

Po drugie: zwróć uwagę na wystrój sali

Są dwie szkoły urządzania wesel: jedni organizują przyjęcie w konkretnym stylu (rustykalnym, góralskim, glamour), inni z kolei stawiają na neutralną oprawę wesela. Ci pierwsi wybierając lokal, powinni uwzględnić to, czy wystrój spełnia ogólne wymagania danego stylu. Wesele rustykalne będzie dziwnie wyglądać urządzone w pałacu, natomiast przyjęcie w stylu glamour zorganizowane w drewnianej karczmie będzie wyglądać groteskowo.

Na wystrój sali uwagę powinny zwrócić również te Pary, które decydują się na normalne, nietematyczne wesele. Ważne jest, żeby wynajęte pomieszczenie było przestronne, w neutralnym stylu i w jasnych kolorach. Tylko w takim przypadku można mieć pewność, że wybrane przez nas dekoracje nie będą się ze sobą gryźć.

Oprócz tego istotne jest również to, czy w lokalu jest czysto i schludnie. Dodatkowym atutem będą np. lustra, które dają świetny efekt, odbijając światło oraz obrazy, zdjęcia i oryginalne dekoracje, budujące klimat i scenerię do zdjęć.

Po trzecie: ustal cenę wynajmu i sprawdź, co konkretnie się na nią składa

Nie ma się co oszukiwać – wybór lokalu jest w znacznej mierze uzależniony od budżetu, jakim dysponujemy. Warto zwrócić uwagę, że jeśli zależy nam na konkretnej sali, a jednocześnie chcemy zbić cenę, dobrym rozwiązaniem jest zorganizowanie przyjęcia poza sezonem ślubnym – wtedy duża część lokali obniża koszty.

Młode Pary zgodnie przyznają, że odpowiednia cena jest czynnikiem decydującym, jeżeli chodzi o wybór lokalu. Jednak wiele osób popełnia ten sam błąd – porównuje ceny bez szczegółowego zapoznania się  z wszystkimi ofertami. Bardzo popularne jest wyliczanie ceny na podstawie tzw. talerzyka, czyli kwoty, którą trzeba zapłacić za jednego gościa. Jednak problem polega na tym, że każdy właściciel inaczej wylicza koszty. Jeden w cenie talerzyka zawrze jedynie cenę jedzenia, inny doda do tego dekorację sali lub inne elementy, takie jak: parking dla gości, alkohol, czy dekorację sali.  Dlatego często okazuje się, że ta sala, która wydawała się najbardziej atrakcyjna pod względem ceny, jest tak naprawdę najdroższa.

Na co jeszcze zwrócić uwagę, analizując wybór lokalu pod względem ceny? Na to, jak właściciel lokalu traktuje kwestię alkoholu. Większość Młodych Par decyduje się na zakup alkoholu w hurtowniach lub dużych sklepach, ponieważ cena jest wtedy o wiele niższa. Jest to na tyle popularne, że większość lokali przyjmuje to za naturalne. Jednak wciąż zdarzają się miejsca, gdzie pobiera się tzw. korkowe – opłatę za wniesienie alkoholu na teren obiektu. Warto o to zapytać, żeby uniknąć przykrej niespodzianki, która w znaczny sposób wpłynie na stan naszego portfela.

Po czwarte: wybierz najlepszą lokalizację

Częstym problemem przy wyborze sali weselnej jest to, że znajduje się ona w sporej odległości od Kościoła lub USC. Można przymknąć oko, jeśli odległość ta wynosi 15-20 km. Jednak trudności rodzą się, jeśli trasa pomiędzy Kościołem/USC a salą weselną to nie 10 a 100 km. Przyjmuje się, że droga powinna być jak najkrótsza z dwóch powodów. Po pierwsze zbyt długa trasa spowoduje, że zarówno goście, jak i Młoda Para będą zwyczajnie zmęczeni. Trudno myśleć o zabawie, kiedy każdy pragnie jedynie usiąść i odpocząć. Po drugie w dobrym tonie jest, żeby Młoda Para zapewniła transport swoim gościom na salę. W przypadku dużej odległości cena za opłacenie transportu niepomiernie wzrośnie, a to nie jest korzystna opcja, zwłaszcza gdy budżet jest ograniczony. Dlatego najlepiej jest wybrać salę, która będzie znajdować się stosunkowo blisko Kościoła lub USC. To ułatwi życie wszystkim zaproszonym, a przede wszystkim przyczyni się do ograniczenia kosztów.

Po piąte: ustal menu

W większości przypadków Młoda Para, wynajmując salę, od razu ustala także menu weselne. Jak wiadomo – dobra zabawa nie ma prawa się odbyć, jeśli gościom nie będzie smakowało jedzenie. Dlatego  warto wiedzieć, na co zwrócić uwagę, ustalając, co znajdzie się na talerzach gości.

Istotne jest to, żeby zwrócić uwagę na ilość posiłków oraz ich różnorodność. W menu powinny znajdować się zupy, różnego rodzaju mięsa, ryby i warzywa. Przyjmuje się, że na weselnym przyjęciu ciepłe dania powinny pojawić się 3-4  razy. Młode Pary często mają dylemat, czy postawić na potrawy tradycyjne, czy zaskoczyć gości i zaserwować im coś zupełnie nowego. My radzimy zachować równowagę – na przyjęciu znajdzie się miejsce zarówno dla polskiego rosołu i schabowego, jak i dla sushi. Najważniejsze jest to, żeby goście mieli wybór – w przeciwnym wypadku może okazać się, że połowa zaproszonych jest po prostu głodna.

Takie szczegóły trzeba ustalić już na samym początku. Przede wszystkim warto dowiedzieć się, czy istnieje możliwość ułożenia osobnego, spersonalizowanego menu, czy dany lokal ma z góry ustalone dania. Zdarzają się różne sytuacje, a problem rodzi się w momencie, gdy pewne kwestie nie są jeszcze ustalone, a umowa jest już podpisana. Wtedy okazuje się, że nie ma możliwości renegocjacji, a za zmianę postanowień, czy zerwanie umowy trzeba ponieść dodatkowe koszty.

Po szóste: sprawdź ofertę noclegów oraz to, czy obiekt jest klimatyzowany

W przypadku wynajmowania sali warto od razu na początku dowiedzieć się, czy w lokalu jest klimatyzacja, szczególnie gdy przyjęcie jest planowane późną wiosną lub latem. Gdy temperatury zaczynają wzrastać, goście muszą mieć zapewnione  komfortowe warunki. Upał podczas tanecznych, skocznych zabaw nie jest wskazany, a jeśli do tego dochodzi alkohol, konsekwencje naprawdę mogą być nieciekawe. Nikogo nie trzeba przekonywać, że ciepły alkohol może spowodować szybsze upojenie, a w skrajnych przypadkach nawet ciężkie zatrucie.

Jeśli goście Młodej Pary przybywają z daleka, ta powinna zaoferować im nocleg. Dlatego, jeśli wesele jest urządzane np. w hotelu, warto przy podpisywaniu umowy dowiedzieć się, jak wygląda kwestia wynajmowania pokojów. Wiele lokali decyduje się na rabaty weselne, jeśli wynajętych zostanie np. 10 pomieszczeń. Dobrze jest negocjować warunki, ponieważ w przypadku łączonych usług właściciele często decydują się iść na ustępstwa. A jak wiadomo – budżet weselny nie jest z gumy, dlatego każda nawet najmniejsza oszczędność jest istotna i warto o nią powalczyć.

Po siódme: sporządź umowę

Młode Pary bardzo często popełniają jeden błąd: nie podpisują umowy na samym początku. Przez to nierzadko dochodzi do sytuacji, w której wcześniejsze ustalenia zostają zignorowane przez lokal, a do przyjęcia zostało niedużo czasu. W efekcie nowożeńcy muszą zgodzić się na warunki, które nie odpowiadają im w 100%. Można się przed tym ustrzec, sporządzając umowę z lokalem. Co powinno się w niej znaleźć?

  1. Data i miejsce zawarcia umowy,strony umowy (imię i nazwisko, nazwa wynajmowanego obiektu, Adres zamieszkania/siedziby, pesel, NIP, REGON),
  2. W załączniku powinno znaleźć się zamówienie przyjęcia weselnego oraz menu,
  3. Dokładne określenie daty, miejsca i dokładnego adresu, w którym odbędzie się weselne przyjęcie,
  4. Określenie przedmiotu umowy (Co wynajmujemy? Wydzieloną salę? Cały obiekt?)
  5. Dokładnie określone godziny rozpoczęcia i zakończenia przyjęcia (ewentualne warunki dopłaty w przypadku przeciągnięcia się przyjęcia),
  6. Wyszczególnione wszystkie zobowiązania właściciela lokalu (rodzaje serwowanych dań, poszczególne godziny, dyspozycyjność, pomoc w nagłych przypadkach),
  7. Gwarancja wydania zapłaconego jedzenia i alkoholu, które nie zostały skonsumowane na weselu,
  8. Kwestie organizacyjne, które zapewnia lokal (obsługa kelnerska, kucharska, sprzątanie),
  9. Określenie kary pieniężnej dla lokalu za niewywiązanie się z obowiązków.

Choć w naszym społeczeństwie umowa z lokalem ciągle jest traktowana po macoszemu, powoli się to zmienia. Takie ustalenia są bardzo ważne i niejednokrotnie ratują Młodą Parę w przypadku, gdy właściciel obiektu nie wywiązuje się ze swoich obietnic. Bez spisania takiego dokumentu trudno dochodzić swoich praw, co powoduje, że niektórzy czują się bezkarni. Warto zadbać o swoje interesy i o to, żeby ten dzień był naprawdę miłym wspomnieniem.

Wybór sali weselnej to poważna sprawa. O sukcesie przyjęcia decyduje wiele czynników, a większość z nich zależy od miejsca, w którym się ono odbywa. Wybierając lokal, trzeba zwrócić uwagę na jego wielkość, wystrój, cenę, lokalizację, proponowane menu oraz warunki noclegu. Bardzo ważnym elementem jest spisanie umowy z właścicielem – dzięki temu możemy mieć pewność, że nasze ustalenia obowiązują od początku aż do samego końca.

Szukasz sali na wesele? Sprawdź naszą ofertę. Hotel na Błoniach posiada 4 sale, które różnią się od siebie wielkością i wystrojem. U nas zorganizujesz zarówno huczny bal, jak i skromne przyjęcie. Nie czekaj i sprawdź. Zapraszamy!

Jeśli dopiero zaczynasz planować swój ślub, koniecznie przeczytaj:

Jak wybrać fotografa na wesele?

Wesele marzeń – od czego zacząć?

Źródło zdjęć: Hotel na Błoniach, pexels.com