Konferencja na 6-stkę, czyli o czym musisz pamiętać, planując spotkanie branżowe

Niedawno pisaliśmy o tym, dlaczego warto zorganizować konferencję w hotelu. W dzisiejszym wpisie skupimy się na tym, co trzeba zrobić, aby spotkanie się udało, zaproszeni byli usatysfakcjonowani, a prelegenci zadowoleni z efektu swoich wystąpień. Choć może się wydawać, że zorganizowanie konferencji nie wymaga szczególnych umiejętności, wszyscy, którzy kiedykolwiek byli odpowiedzialni za tego typu imprezę, zdają sobie sprawę ile trudu trzeba temu poświęcić. Nie ma się jednak co przerażać: wystarczy trochę zapału, dobrych chęci i z łatwością można zorganizować konferencję na 6-tkę!

1. Temat konferencji

Konferencja jest ustalana w jakimś celu, to jasne jak słońce. Tym celem jest na ogół przekazanie wartościowych informacji, nowinek ze świata branży, edukowanie i rozwijanie umiejętności. Dlatego tak ważne jest to, aby bardzo jasno i konkretnie określić temat konferencji i sposób jego realizacji. Trzeba mieć pomysł na całokształt, w przeciwnym razie wydarzenie może okazać się, mówiąc kolokwialnie: niewypałem. Ludzie przychodzący na branżowe spotkania oczekują od organizatorów konkretnych informacji, podpartych danymi, dowodami i przedstawionych w ciekawy, interesujący sposób. Mówią, że najgorszym grzechem jest marnowanie czasu, bo tego nikt nigdy nam nie wróci.

2. Cel konferencji

Ten punkt jest szczególnie istotny, a to dlatego, że wciąż bardzo wiele osób błędnie przyjmuje, że temat konferencji i jej cel to jedno i to samo. Otóż nie. Temat może być taki sam zarówno w przypadku wykładu naukowego, jak i w przypadku spotkania branżowego. Jednak cel będzie zupełnie inny. Weźmy przykładowo temat konferencji: „Emotikony jako narzędzie brandingu”. W przypadku konferencji naukowej prelegent skupi się przede wszystkim na informacyjnym aspekcie. Będzie chciał przedstawić rozwój tego zjawiska i sposób jego oddziaływania na otoczenie. W przypadku spotkania branżowego główny nacisk będzie położony na wykorzystanie tego zjawiska w praktyce, tak aby zwiększyć skuteczność marki. Innymi słowy: cel będzie zupełnie inny, a to zmieni cały przebieg i charakter konferencji.

3. Prelegenci

Nie da się ukryć, że za sukces konferencji w głównej mierze odpowiadają prelegenci. To oni przekazują wartościowe treści, przyciągają ludzi i są swoistą marką. Dlatego warto dobrze rozważyć kogo zaprosić na organizowane wydarzenie. Nie jest to sprawa łatwa, ponieważ wymaga umiejętność analitycznego myślenia i rozeznania w branży. Niektórzy twierdzą, że tylko znane osoby przyciągną na konferencję tłumy. I tak zazwyczaj jest, jednak trzeba wziąć pod uwagę to, że osoby znane w branży zazwyczaj występują na takich spotkaniach bardzo często. Może się zdarzyć tak, że osoba zainteresowana konferencją, zrezygnuje z udziału w niej, bo słuchała wystąpienia prelegenta już 5 razy. Ponadto trzeba również sprawdzić, czy treści prezentowane przez znanego prelegenta są naprawdę wartościowe, a nie jedynie dobrze zareklamowane.

4. Zaproszenia

Zaproszenia lub innego typu powiadomienia o konferencji zależą od charakteru spotkania. Jeśli jest to wydarzenie firmowe, za którego organizację odpowiadają osoby związane z przedsiębiorstwem, zaproszenia nie są raczej wymagane, wystarczy zwykłe powiadomienie. Zupełnie inaczej ma się sprawa w przypadku konferencji, na którą przybywają osoby z różnych środowisk, a obecność nie jest obowiązkowa. Wtedy wymagane jest wysłanie zaproszeń. Najczęstszym błędem jest zostawianie tego typu formalności na ostatnią chwilę, np. na 2 tygodnie przed datą wydarzenia. Skazujemy się wtedy na to, że ok. 50% zaproszonych nie da rady wziąć udziału w naszej konferencji, ponieważ w tym czasie ma inne zobowiązania zawodowe lub prywatne. Trzeba pamiętać, że goście w takim samym stopniu, jak prelegenci, odpowiadają za sukces wydarzenia.

5. Miejsce

Bardzo istotnym elementem jest wybór miejsca, w którym odbywać się będzie konferencja. Musi mieć ono dobrą lokalizację i musi spełniać warunki, które są niezbędne do tego, aby takie spotkanie zorganizować. Przede wszystkim uwaga powinna być skupiona na sali. Jej wielkość musi być odpowiednia, aby pomieścić wszystkich gości. Nie może być za mała, bo to spowoduje, że na sali panować będzie tłok, a goście nie będą mogli skupić się na prezentowanych treściach. Z kolei zbyt duża sala spowoduje efekt tzw. pustych krzeseł, co będzie budowało wrażenie, że konferencja nie wzbudziła należytego zainteresowania.

6. Sprzęt

Nie ma nic gorszego niż zepsucie się sprzętu podczas konferencji. To wybija z rytmu nie tylko prelegenta, ale i gości oraz obsługę. Żyjemy w dobie multimediów, dlatego wszelkiego rodzaju komputery, rzutniki, mikrofony są potrzebne do tego, aby przykuć uwagę widza. Rzadko zdarza się prelegent, który nie korzysta ze sprzętu audio-video. Dlatego przed rozpoczęciem konferencji, warto zrobić 6 rzeczy:

  1.  sprawdzić sposób wyświetlania materiałów,
  2.  przetestować momenty zmiany kolejnych prezentacji,
  3.  zrobić próbę mikrofonu,
  4.  przygotować „awaryjny” laptop,
  5.  sprawdzić ustawienie parametrów wszystkich sprzętów,
  6.  sprawdzić ilość, stan i bliskość gniazdek elektrycznych.

Organizując konferencję, trzeba wszystko dokładnie sprawdzić i przetestować. Należy  dobrze zaplanować działania i konsekwentnie je realizować. Pamiętajcie- diabeł tkwi w szczegółach!

Jeśli szukacie miejsca na zorganizowanie konferencji, sprawdźcie ofertę Hotelu na Błoniach lub skontaktujcie się z managerem obiektu.

Źródło zdjęć: Hotel na Błoniach, pixabay.com