Jak negocjować wynajem sali weselnej?

Mówi się, że wybór sali weselnej jest jednym z najtrudniejszych, zaraz po wybraniu kandydata na współmałżonka. Dlatego dobrze się zastanówcie, zanim podejmiecie ostateczną decyzję. O tym, jak wybrać salę weselną pisaliśmy już wcześniej. Dziś podpowiemy Wam, jak negocjować wynajem sali tak, aby zmieścić się w ustalonym budżecie weselnym.

Przede wszystkim: ustalcie budżet, jaki dysponujcie

Nie ma co ukrywać – większość Młodych Par ma ograniczony budżet, jakim może dysponować, organizując swoje przyjęcie ślubne. Złośliwi twierdzą, że zawieranie małżeństwa to najdroższa impreza w życiu. Można się uśmiechnąć, zaprzeczyć lub.. przyznać im rację, ponieważ prawdą jest, że wesele to wydatek kilkunastu tysięcy złotych. Dlatego zawsze bezwzględnie należy ustalić, jaką gotówką dysponujecie. Są sale, które Wam się spodobają, ale zwyczajnie nie będzie Was na nie stać, są też takie, które idealnie wpasują się w Wasze gusta.. i możliwości finansowe. Dlatego, zanim ruszycie na wielkie poszukiwania, przeliczcie wszystkie koszty, a potem na spokojnie udajcie się na spotkania z menadżerami i właścicielami obiektów. Uwaga! Jeśli ustalicie budżet, trzymajcie się go i nie zmieniajcie zdania. Łatwo ulec magii miejsca i chwili, jednak potem się to odbije… prawdopodobnie gorzką czkawką.

Zorientujcie się, jak kształtują się koszty wynajmu sali w Waszym regionie

Choć wybór sali weselnej potrafi być emocjonujący, w tym przypadku lepiej kierować się chłodną logiką. Nie ma sensu decydować się od razu na dany lokal, jeśli w okolicy jest jeszcze 15 innych. Może okazać się, że bez dogłębnej analizy wybraliście salę, która finansowo kształtuje się dla Was najmniej korzystanie. Oczywiście, liczy się także wystój sali, obsługa i jedzenie, niemniej jednak obecne oferty na rynku ślubnym są naprawdę atrakcyjne i warto je ze sobą porównać. Warto sprawdzić opinie w internecie na temat lokali i popytać wśród znajomych, czy mieli okazję być w danym miejscu w ramach wesela lub innej imprezy. Pierwsze wrażenie potrafi być mylące – zarówno te dobre, jak i złe. Dlatego nie działajcie pochopnie i dajcie sobie czas na podjęcie decyzji. W przeciwnym razie możecie się rozczarować.

Nie upierajcie się koniecznie na ślub w sezonie

Tak, tak, wiemy. Lato jest najlepszą porą roku na ślub, a poza tym w nazwie danego miesiąca musi być litera „r”, bo to zapewnia szczęście. Jednak warto do organizacji ślubu podejść jak do przedsięwzięcia logicznego. Jeśli Wasz budżet jest ograniczony, a podoba się Wam sala, na którą Was nie stać, być może uda się zbić cenę, organizując wesele poza sezonem. Warto sobie uświadomić, że sezon ślubny w Polsce przypada na okres maj-wrzesień. Potem lokale z reguły mają zastój i chętniej dają nowożeńcom rabat lub proponują usługi gratis. Dla nich o wiele bardziej opłacalne jest urządzenie tańszego wesela, niż pusta sala, na której przez pół roku nic się nie dzieje. Śluby jesienią i zima potrafią być równie urocze, a zamiast literki „r”, szczęście mogą Wam przynieść stłuczone kieliszki.

Udajcie się na spotkanie z managerem lub właścicielem obiektu

Po dogłębnej analizie ofert należy udać się na spotkanie z managerem lub właścicielem obiektu. I tego się trzymajcie – nie zadowalajcie się rozmową z barmanem lub kucharką – ustalenie z nimi szczegółów wynajmu z reguły nie jest wiążące. Wszystkie sprawy finansowe i organizacyjne należy ustalić z kompetentnymi osobami. W czasie takiego spotkania pytajcie o wszystko. Cena wynajmu sali w zależności od lokalu obejmuje najróżniejsze usługi. I tak można spotkać się, że w jednym obiekcie płaci się tzw. „korkowe”, czyli opłatę za wniesienie alkoholu na teren obiektu, a w innym nie. Jedni właściciele w ogóle nie pozwalają na taką praktykę, a alkohol musi być zakupiony w restauracji, w której odbywa się wesele. Można się spotkać z płaceniem „za talerzyk”, czyli ceną za jednego gościa lub za uiszczenie kwoty w zależności od ilości gotowanych potraw. W wynajem sali może się wliczać dekorowanie obiektu, drinki robione przez barmana, ale … wcale nie musi tak być. To dlatego te sale, które na pierwszy rzut oka wydają się najtańsze, w ostatecznym rozrachunku wychodzą najdrożej – ich cena bowiem nie obejmuje większości usług, za które trzeba dodatkowo zapłacić.

Negocjujcie!

Podczas rozmowy z właścicielem lub managerem obiektu należy od razu przejść do negocjacji. Wiele osób w tym momencie prycha gniewnie i mówi, że nawet nie ma sensu zaczynać, ponieważ prawdopodobnie zostaniecie odprawieni z kwitkiem. Wiecie, dlaczego tak się dzieje? Ponieważ większość ludzi nie ma pojęcia, na czym tak naprawdę polegają negocjacje. Otóż to nie jest spełnianie zachcianek klientów, którzy oczekują, że właściciel zniży im cenę lokalu o 50%. Co więc należy zrobić, aby dostać zniżkę? Orientować się w realiach rynku ślubnego. Znaczna obniżka jest możliwa, ale poza sezonem.. Dlatego, jeśli planujesz ślub w lutym, zapytanie właściciela o rabat nie będzie nietaktem. Można negocjować także rabaty dla dzieci lub zniżkę na pokoje dla gości. Pamiętajcie, że lokalom zależy na kliencie, więc jeśli wasze oczekiwania nie są oderwane od rzeczywistości, prawdopodobieństwo ich uwzględnienia jest naprawdę wysokie.

Spiszcie umowę

Końcową kwestią jest podpisani umowy najmu. Najlepiej zrobić to zaraz po skończonych negocjacjach. Pamiętajcie, że w takiej umowie powinno znaleźć się wszystko: począwszy od sposobu rozliczania gości, poprzez konsekwencje zerwania umowy lub niewywiązania się ze zobowiązań którejkolwiek ze strony, skończywszy na wszystkich usługach, które mają być świadczone przez właściciela obiektu. Nigdy nie zgadzajcie się na ustalenia niepisemne – możecie być nieprzyjemnie zaskoczeni, jeśli nie doją one do skutku, a wy bez sporządzonej umowy nie będziecie mogli dochodzić swoich praw. Wynajem sali to usługa, jak każda inna, można rzecz – bieznes, a jak wszyscy wiemy, w biznesie na wszystko trzeba mieć papier.

Pamiętajcie, że podczas negocjacji możecie ustalić atrakcyjniejsze warunki wynajmu, niż oferowano Wam na początku. Jednak, żeby negocjacje były udane, musicie wiedzieć, jakie oferty Was interesują, na jaką cenę możecie sobie pozwolić, jakie są realia na rynku ślubnym oraz jak rozmawiać z właścicielem lub managerem obiektu. Jeśli szukacie sali weselnej w okolicy Bielska-Białej, zapraszamy do zapoznania się z ofertą Hotelu na Błoniach. Skontaktujcie się z naszym managerem – odpowie na wszystkie Wasze pytania!

Szukasz sali? Sprawdź:

Wybór sali weselnej w 7 krokach

Wesel marzeń – od czego zacząć?

Źródło zdjęć: Hotel na Błoniach, pexels.com